はじめに
日報って、正直「面倒だけど必要」な業務の代表格ですよね。
私自身、かつてチームを運営していた頃は「誰が何をやってるのか見えない」「日報がバラバラで管理できない」といった悩みを抱えていました。
そんな中で見つけたのが、Microsoft 365を使った“ちょうどいい自動化”でした。
今回はこれまでの取り組みを総まとめし、日報業務をPower AutomateとTeamsで効率化する方法を整理してお届けします。
日報の「収集」はPower Automateにおまかせ
FormsやPlannerからの自動取得
日報の入力には、Microsoft Formsが非常に便利です。
質問項目を自由に設定でき、回答された内容をPower Automateで自動取得できます。
また、Microsoft Plannerでのタスク管理と連携すれば、
・今日やったこと
・完了したタスク
などを自動で拾って日報に反映することも可能です。
自由記述にも対応できる柔軟性
「選択肢だけじゃなくて、自由記述も入れたい」
そんな要望にも、Formsなら対応可能。Power Automateでデータを受け取った後、整った形に加工して保存することもできます。
経営層向けには、まとめ表やハイライトだけ抽出する処理も組み込み可能です。
Teams連携で“チームの見える化”が進む
投稿された日報をチャンネルに自動表示
Power Automateを使えば、集めた日報を自動でTeamsに投稿することもできます。
これにより、
- 毎朝／毎夕、決まった時間に全員分を共有
- スレッドに日付ごとにまとめて投稿
など、「見える化」されたチーム運営が可能になります。
集計や共有フォルダ保存もできる
さらに、日報の内容は
- Excelファイルに自動保存
- SharePointやOneDriveに格納
することが可能です。
これにより、過去の日報の蓄積・検索・分析にもつなげることができます。
人手に頼らない、ちょうどいい自動化とは
「全部を自動化」ではなく「負担を減らす」考え方
ここで重要なのは、「全部自動化しよう」としないことです。
業務の中には、人がやるべき判断や感情の共有も含まれています。
大切なのは、
- 手間のかかる入力・通知・保存は自動に
- 中身のチェックやフィードバックは人が行う
この役割分担こそ“ちょうどいい”自動化のポイントです。
これから取り組む方へ：第一歩はForms＋Power Automate
テンプレートで始めると楽
「難しそう…」と感じた方は、まずはテンプレートの活用から始めるのがオススメです。
Microsoft公式にも、日報や業務報告に使えるサンプルフローがたくさん公開されています。
それでも難しい場合は、私のような外部のITパートナーにご相談いただくのも選択肢の一つです。
おわりに
日報業務は、派手さはないけれど改善のインパクトが非常に大きい業務です。
導入のコツは、「いきなり完璧を目指さない」こと。
まずは一部の自動化から始めてみてください。
次回からは、経費申請や稟議など“ちょうどいい申請業務DX”シリーズがスタートします。
引き続き、現場に寄り添ったリアルな情報をお届けしていきます！
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