🛡️その共有、大丈夫？Microsoft 365で防ぐ“ありがちセキュリティ事故”

🚃通勤学：Microsoft 365編【７日目】

社内外でファイルをやり取りするのに便利なMicrosoft 365。
でもその共有設定、「誰でもアクセスできる」状態になっていませんか？

本記事では、ありがちなファイル共有ミスと、それを防ぐための“ちょうどいいセキュリティ設定”を解説します。
設定だけで防げる情報漏えい、見直してみませんか？

💥「リンクを知っていれば誰でも見れる」状態で共有していた
💥 退職者のOneDriveに重要なファイルが残っていた
💥 共有リンクに期限もパスワードも設定していなかった

実は情報漏えいの多くは、外部からのサイバー攻撃よりも、こうした社内の設定ミスや見落としが原因です。

OneDriveやSharePointでファイル共有する際に、うっかり「すべてのユーザーにリンクを送信」していませんか？

✅ そのリンク、社外の人にも転送されているかも
✅ Google検索に載ってしまうリスクもゼロではない

🚪退職者が持っていたファイルや共有設定、きちんと棚卸しできていますか？

放置されたアカウントが、外部共有を継続したままになっているケースは少なくありません。

🔓「とりあえずリンク送っておきます」
→ それ、無期限で誰でも見れる状態かもしれません。

一度発行した共有リンクは、無期限で有効になることが多いため注意が必要です。

Microsoft 365管理センターから、共有リンクの既定値を次のように変更可能です：

設定項目	推奨値
共有リンクの既定設定	「特定のユーザー」or「組織内のみ」
外部共有の許可範囲	制限付き or 無効

これにより、「誰でもアクセス可能」リンクを誤って選ぶリスクを大幅に低減できます。

OneDrive/SharePointでは、共有リンクに有効期限とパスワードを設定可能です。

🔐 有効期限の例：7日間のみ閲覧可
🔑 パスワード：共有時に必須入力させる

📌運用ルールとして「外部共有には必ず有効期限＋パスワード」を定めるのが理想です。

Microsoft Purview（旧：コンプライアンスセンター）では、次のような監査が可能です：

📝 誰が／いつ／どこへ共有したか履歴を記録
📤 外部への共有ファイル一覧を出力して棚卸し

🔄 **「月1回の棚卸しチェック」**が、事故防止の第一歩になります。

セキュリティを高めると利便性が下がる、
でも利便性を優先するとリスクが増える――
Microsoft 365の共有設定は、このジレンマとのバランスが求められます。

「やりすぎないけど、事故は防げる」
そんな“ちょうどいい運用ルール”を社内で育てていくことが、最も現実的なセキュリティ対策です。

次回は、Microsoft 365で退職者のアカウントやデータをどう引き継ぐか／削除するかといった「アカウント管理の基本」をわかりやすく紹介します。

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