通勤学シリーズ：Microsoft 365でちょうどいいDX【第8回】
🏃 退職のたびにバタついてませんか？
「退職するから、後よろしく」
その一言のあとに起きるのが…
💬「あれ？メール届いてない」
💬「OneDriveの資料、誰も開けない…」
💬「Teamsチームの設定変更ができない！」
実はこうした“引き継ぎ漏れ”こそが、中小企業のIT運用を不安定にする原因になりがちです。
Microsoft 365を導入していても、「誰が何を引き継ぐか」「いつまでに何を処理するか」が曖昧なままだと、属人化やセキュリティリスクにつながります。
⚠️ ありがちな“退職放置リスク”3選
❗① OneDriveの中身が個人に閉じたまま
- 退職者の個人用OneDriveに業務資料が残っている
- アクセスできる人がいないため、重要ファイルが消失
❗② Teams・SharePointのオーナー不在
- チームの唯一のオーナーが退職
- メンバー管理やファイル共有設定が一切できない状態に
❗③ メールが転送されず、顧客対応が止まる
- 「◯◯さん宛に送ったけど返事がない」というクレーム
- 取引先との信頼低下や機会損失にも直結
✅ Microsoft 365でできる“ちょうどいい整理術”
📂 ① OneDriveデータの引き継ぎ（30日以内に！）
- 退職者のアカウント削除後、OneDriveは30日間保持される
- 管理者は データを別ユーザーに移行 or ダウンロード保存可能
- 推奨：退職手続きフローの中に「OneDrive引き継ぎ処理」を入れる
👥 ② Teams／SharePointの複数オーナー設定
- チームやサイトは常に2名以上のオーナーを設定
- 「オーナー1人が退職 → 機能停止」は絶対NG
- 退職時は、新オーナーの任命＋通知も忘れずに
📧 ③ Outlook自動転送 or 共通アドレス運用
- 個人アカウントからの自動転送を設定（一時的でも有効）
- もしくは「sales@〜」「info@〜」などの共有アドレスに集約
- Power Automateでのメール振り分けルールも便利
📌 まとめ：アカウント整理は「人が辞める前」が理想
Microsoft 365を使えば、退職後のデータ移行やアカウント管理も効率的に行えますが、
最も大切なのは“事前準備”と“ルール化”です。
退職が決まったら：
✅ OneDriveの引き継ぎ先を決める
✅ チームやグループのオーナー再設定
✅ メール対応の可視化 or 転送設定
これらを**“ToDoリスト化”してチェックするだけ**で、かなりの混乱を防げます。
🔜次回予告：「そのライセンス、払いっぱなしかも？」
～Microsoft 365の“ライセンス棚卸し”術～
「退職者のライセンス、そのまま払い続けてませんか？」
次回は、**ライセンス課金と運用ルールの“ちょうどいい見直し方”**を紹介します！
📣ご相談・お問い合わせはこちらから
🔗 お問い合わせはこちらから
📚 ブログ一覧：https://blog.azwork.jp/
コメント