“ちょっとした自動化”で現場がラクになる！Microsoft 365活用3選
🚩はじめに：毎日の「ちょっとした面倒」を放置していませんか？
中小企業や小規模チームでは、「この作業、毎日誰かがやってるけど、ちょっと面倒だよね」という業務が少なからずあります。
- チームの予定を朝イチで共有する
- 申請内容を各担当に通知する
- 共通メールアドレスの中身をチェック・仕分けする
こうした“ちょっとした手間”の積み重ねが、現場の負担になり、忙しい日ほど抜け漏れの原因になります。
今回は、Microsoft 365＋Power Automateを活用して、そんな日々の手間を「ラクにする」自動化アイデアを3つ紹介します。
✅ 活用①：予定表から「今日の予定」を自動でTeams通知！
💡背景
GoogleカレンダーやOutlook予定表などでスケジュールを管理していても、それがチーム内に共有されていないケースは意外と多いです。
⚙やっていること
Power Automateで「当日の予定を抜き出し、Teamsの指定チャンネルに朝9時に投稿」するフローを作成。
🧾メリット
- 個別に予定を聞く手間がなくなる
- 会議や訪問が可視化され、調整がしやすくなる
- 朝礼代わりの情報共有としても便利
✅ 活用②：申請フォームの入力内容をTeamsに自動通知！
💡背景
申請・報告フォームを作ったけれど、「誰かがチェックしにいかないと分からない」という状態では、意味が半減します。
⚙やっていること
Microsoft FormsやExcel Onlineで申請を受け付け、Power Automateで内容を自動でTeamsに投稿。
🧾メリット
- 承認者が即座に把握できる
- 「確認漏れ」「対応の遅れ」が激減
- チーム全体の透明性も向上
✅ 活用③：共有メール（info@など）を自動で転送＆整理！
💡背景
代表メールアドレス宛の問い合わせなどを、誰が見て、誰が対応するか曖昧になりがち。
⚙やっていること
OutlookのルールやPower Automateを使い、「特定の条件で該当部署のTeamsに通知」「SharePointフォルダに自動保存」などを設定。
🧾メリット
- チェック漏れがなくなる
- 対応の属人化が減り、情報が残る
- 担当の分担が明確になる
🎯まとめ：時間に追われない現場をつくる第一歩
「自動化」というと大げさに聞こえますが、Microsoft 365には現場のちょっとした面倒をラクにする仕組みがたくさん備わっています。
まずは一つ、小さな仕組みからでも導入することで、現場の負担は大きく変わります。
🔽次回予告：
「日報」を自動で集めて、チーム全体を“見える化”する方法をご紹介します！
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