“Excel大好き現場”にも受け入れられるちょうどいい活用術
「Power BIって、結局なにが便利なの？」
「ウチの現場、みんなExcelしか使えないんだけど…」
中小企業で業務改善を進める中で、こんな声はよく聞きます。
Excelは“手元で操作しやすい”最強のツールですが、情報が増えたり複数部門が関わったりすると、属人化や集計の手間が一気に重くなるのも事実です。
一方、Power BIは「大量のデータを“見せる”」「集計を自動化する」ことに特化したツール。
でも、ライセンスの制約や現場の文化から、思った以上に導入が難しいケースも多いんです。
今回は、**ExcelとPower BIの“ちょうどいい使い分け方”**を、現場目線でご紹介します。
Excelの強みと限界
✔ こんなときはExcelでOK！
- 毎日の入力・進捗管理
- 1人〜少人数での作業や集計
- 複雑な計算や関数を使いたいとき
Excelの良さは、やっぱり「柔軟さ」と「慣れ」。
見出しを変えたり、途中で関数を追加したり…現場での“ちょっとした工夫”には最高のツールです。
✋ でも、こんな課題ありませんか？
- ファイルがあちこちに散らばっている
- 毎月の集計でコピペ地獄
- 「グラフがうまく更新されない…」
Excelでデータ量や関係者が増えると、管理・整形・共有がしんどくなるのが現実です。
Power BIの得意なところ
📊 データの“見せ方”が変わる
- 表・グラフ・フィルタなどが1つの画面で完結
- データの元が更新されると、グラフも自動で変わる
- ユーザーごとに「見たい情報」を絞って表示できる
つまり、Power BIは“見る専”にもやさしいレポート共有ツールとも言えます。
📎 でも注意！ライセンスの壁
Power BIには無料版もありますが、実際に組織で共有・運用するには「Power BI Pro」が必須になります。
🔍 よくあるプランの違い（Microsoft 365 Businessユーザー向け）
| プラン名 | Power BIの主な扱い |
|---|---|
| Microsoft 365 Business Standard | Power BI無料版のみ（※共有・公開不可） |
| Power BI Pro（別途有料） | 共有／ワークスペース作成／ダッシュボード配信が可能 |
| Microsoft 365 E5 | Power BI Pro含む（※法人向け大規模プラン） |
※Business Standardでは、Power BIの共有・連携機能は基本的に利用できません。
部署内で共有したい場合は、**Power BI Pro（1ユーザー約1,090円／月）**の追加が必要です。
ExcelとPower BIの“ちょうどいい使い分け”
以下は、実際の業務におけるおすすめの使い分けです。
| シーン | Excel | Power BI |
|---|---|---|
| 日々の入力・現場作業 | ◎ | ✕（入力不可） |
| 月次の手動集計 | ○ | ◎（自動集計化に最適） |
| 部門別の進捗見える化 | △（複雑） | ◎ |
| 社内レポートの自動化 | ✕（作業多い） | ◎ |
まずは「見るだけ」から始めよう
「Power BIって難しそう…」と思っている方こそ、**“操作しない導入”**がポイントです。
- 元データはExcelのままでもOK
- Power BIでレポートを作って、「見るだけユーザー」から巻き込む
- スマホ・Webブラウザでも確認できるから、現場もラク！
まとめ：どちらかじゃなく、どちらも活かす
Excelは入力・操作に強い。
Power BIは見せ方・更新・共有に強い。
だからこそ、「捨てる」のではなく、“補い合う”組み合わせが最強です。
まずは1ファイルから、Power BIで“ちょっと見やすく”してみませんか？
🔜 次回予告
次回は、Excelファイルの「最新版どこ？」「誰が編集した？」を防ぐ方法をご紹介します。
SharePointとTeamsで“散らかるファイル管理”に終止符を！
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